ERP sistem - šta morate znati pre implementacije

ERP sistem je vrsta sistema koja integriše upravljanje informacijama tako što upravlja tokovima podataka kroz celu organizaciju. U većini slučajeva, ERP se oslanja na zajedničku bazu podataka na nivou celog preduzeća, kao i širok spektar aplikacionih modula kako bi pružio podršku svakodnevnim poslovnim aktivnostima, kao što su npr. finansije, računovodstvo, distribucija, upravljanje skladištem, prodaja, marketing, planiranje, proizvodnja, upravljanje projektima, kadrovska evidencija itd.

ERP sistem se koristi za standardizaciju procesa i čuvanje informacija, kao i za “pozivanje” podataka kada je to potrebno i to u realnom vremenu.

Šta je Enterprise Resource Planning (Planiranje resursa preduzeća)?

U laičkoj terminologiji, ERP je tehnika primene informacionih tehnologija da bi se povezali razni poslcovni procesi kroz celu organizaciju. ERP je razvijan sa osnovnom idejom da:

• olakša razmenu i deljenje informacija,

• pojednostavi donošenje odluka,

• pomogne u poslovnom planiranju.

Tokom 90-tih godina prošlog veka ERP je uglavnom korišćen samo u velikim korporacijama.

Prethodne generacije ERP-ova su uglavnom bile bazirane na mainframe računarima i aplikacionim programima, koji su inkorporirali brojne manje sisteme korišćene u raznim delovima organizacije.

ERP – Za i protiv

Kada je ideja prvi put prezentovana, ERP je izgledao kao dobro rešenje za većinu velikih korporacija, jer je predstavio mnoštvo mogućih primena.

Na primer, u preduzeću se ERP može koristiti da bi se:

• predvidela potražnja za određim proizvodima i uslugama,

• izdali nalozi za nabavku potrebnih sirovina,

• utvrdili planovi proizvodnje,

• vodile magacinske i druge kartice,

• izdvojile određene vrste troškova

• itd.

ERP sistem je u osnovi nosilac najznačajnih poslovnih procesa u preduzeću i jedna od njegovih najznačajnih uloga je povezivanje raznih poslovnih procesa na nivou cele organizacije (npr. prodaja, nabavka, upravljanje skladištem, plaćanje i naplata, obračun zarada itd).

ERP sistemi, takođe omogućavaju organizacijama da se reše brojnih aplikativnih programa, koristeći samo jedan standardizovan softver.

Uprkos prethodno navedenim prednostima, konvencionalni ERP sistemi, takođe imaju i svoje nedostatke.

Vodeći ERP sistemi imaju tendenciju da budu veliki, složeni i skupi. Implementacija jednog takvog sistema pre svega nameće dugoročnu obavezu IT i drugim odeljenjima unutar organizacije, kao i spoljnim partnerima. Osim toga, imajući u vidu da ERP sistemi utiču na većinu ključnih odeljenja u organizaciji, oni vrlo često kreiraju promene u većini poslovnih procesa.

Implementacija ERP sistema zahteva inovirane poslovne procese, obuku osoblja, kao i tehničku podršku. Shodno tome, većina organizacija smatra da je prelazak na ERP sistem postepen i mukotrpan process. Brojna su preduzeća koja nakon implementacione faze imaju poteškoća u nabrajanju stavki  “Za”, dobijenih korišćenjem ERP-a.

Zašto organizacije implementiraju ERP sistem

Osnovni razlog koji navodi organizaciju da se odluči na implementaciju ERP rešenja je obično neefikasnost poslovnih procesa. Zajedno sa donošenjem očiglednih prednosti u automatizaciji poslovnih procesa, povećanoj operativnoj efikasnosti i lakšem pristupanju informacijama, ERP sigurno može popraviti sistem po kom preduzeće funkcioniše kroz poboljšanje svakodnevnih poslovnih procesa.

Preduzeća obično razmišljaju o nabavci ERP sistema kad se sretnu sa velikim brojem kompleksnih i međusobno povezanih poslovnih problema.

Većina organizacija očekuje da će steći poslovne prednosti kroz implementaciju ERP sistema, kao što su:

• dostizanje finansijskih ciljeva kao rezultat povećane produktivnosti i efikasnosti koja rezultira iz automatizacije poslovnih procesa,

• upravljanje i modernizacija najznačajnih operativnih procesa u preduzeću, čija se kompleksnost uvećala usled rasta poslovanja,

• zamena ili unapređenje postojećeg poslovnog informacionog sistema koji je zastareo ili više nije u mogućnosti da pomaže preduzeću u svakodnevnim poslovnim procesima,

• sticanje benefita kroz poboljšano upravljanje informacijama, uvećanu dostupnost informacija, smanjena dupliciranja podataka i funkcije boljeg predviđanja i planiranja.

Deset stvari koje treba da znate o ERP sistemima

1. Ne postoji „tačno po meri“

Činjenica je da ne postoji ERP paket koji može da ispuni sve zahteve preduzeća. Nekoliko nivoa prilagođavanja i podešavanja ERP-a, kao i modifikacije  poslovnih procesa preduzeća su definitivno potrebni u toku implementacije ERP-a.

2. Moduli ili paket

Preduzeće može implementirati samo nekoliko modula koji su im potrebni ili ceo ERP paket. Svaki modul može biti korišćen samostalno ili u saradnji sa drugim modulima.

3. Izbor pravih modula 

Mnogi moduli i funkcionalnosti su sadržani u različitim ERP paketima. ERP moduli mogu se grubo klasifikovati u tri katergorije: specifični za delatnost, opšti i prošireni ERP moduli.

4. Dodatne funkcionalnosti

Pored standardnih funkcionalnosti, vrlo je važna mogućnost dodavanja funkcionalnosti koje su specifične za delatnost preduzeća, kao i mogućnost poboljšanja postojećih funkcionalnosti.

5. Instalacija na lokaciji

Tradicionalnim implementacijama ERP sistema na lokacijama preduzeća, pridružili su se i open source, kao i Cloud, odnosno SaaS (Software as a Service) ERP alternative, koje sve više pronalaze svoje mesto na tržištu.

6. Cenovni modeli

Najčešći cenovni model ERP sistema je baziran na ceni licence, gde se vrednost softvera plaća unapred. U ovom modelu moguće su različite opcije licenciranja, licenciranje bazirano na korisniku (konkurentni korisnici ili imenovani korisnici), licenciranje bazirano na paketima i licenciranje bazirano na lokacijama. Takođe postoji i model predplate koji se koristi kod SaaS ERP sistema, gde se plaćanja usluge vrše periodično, najčešće na mesečnoj bazi.

7. ROI (Return On Investment)

Nije uobičajeno da ROI koji dolazi od implementacije ERP sistema bude vidljiv odmah. U slučaju ERP-a, ROI se pre svega prepoznaje kroz poboljšanje poslovnih procesa, a ne samo od softvera. Ustrojavanje poslovnih procesa u bilo kojoj organizaciji je određeno faktorima, kao što su  kompleksnost procesa, broj uključenih učesnika i brzine prihvatanja promena od strane korisnika, a ovo normalno zahteva vreme da bi postalo efektno.

8. Podešavanje ili prilagođavanje

ERP sistem obično treba da bude podešen, da bi ispratio poslovne procese koji se odvijaju u organizaciji. Dodatno, možda je potrebno prilagoditi izvorni kod ili kreirati nove funkcionalnosti da bi se ispunili zahtevi preduzeća. Podešavanju  ERP sistema treba uvek dati prednost u odnosu na prilagođavanje. Modifikacija ili prilagođavanje treba uvek da budu poslednja opcija, jer mogu krerirati sistem koji bi bio kompleksan, težak za održavanje, komplikovan za integraciju sa drugim sistemima, a sa druge strane proizvođač ERP-a ne bi više mogao efikasno da vam pruža tehničku podršku.

9. Implementacija

Implementacija ERP sistema je najvažnija i najteža faza u čitavom procesu. Neadekvatna implementacija, neispravna migracija podataka ili njihova konverzija i nedostatak podrške u postimplementacionom period mogu dovesti do toga da dobar softver radi loše. Sa druge strane, dobra implementacija, zajedno sa dobrom podrškom mogu dovesti do toga da se ERP softver savršeno uklopi u organizaciju.

10. Troškovne komponente

Pored troškova standardnih licenci i usluga implementacije, postoje i druge troškovne komponente koje se mogu otrgnuti kontroli i iznenaditi kupce ERP sistema. Ovi troškovi obično obuhvataju troškove velikih nepredviđenih modifikacija, troškove ponavljajućih obuka korisnika, troškove migracije i konverzije podataka, troškove zamene ključnih članova tima, kao i troškove održavanja paralelnih sistema u organizaciji.

Parametri za izbor najboljeg ERP sistem-a

Osnovni parametar koji možete koristiti da bi napravili sortiranu listu potencijalnih dobavljača ERP sistema su vaši poslovni zahtevi koji će vam pomoći da identifikujete ključne uslove koje ERP softver mora da zadovolji. Zatim treba da kreirate demo scenario, da bi bili sigurni da svaki od potencijalnih dobavljača demonstrira svoj proizvod na način koji je povezan sa vašim poslovnim procesima. U suprotnom, videćete prezentaciju baziranu na onome u čemu je njihova snaga najveća, a ne na vašim poslovnim potrebama. Eliminišite softver koji ne može da ispuni vaše ključne zahteve, čak i ako vam obećavaju da će prilagoditi ili izmeniti postojeće funkcionalnosti.

Očigledno je da će vam trebati prilagođavanje, jer ne postoji softverski paket koji može da ispuni 100% vaših zahteva. Prilagođavanje nije preporučljivo za ključne zahteve, osim ako nisu toliko jedinstveni da na tržištu ne postoji softverski paket koji može da ih ispuni.

Treba da uključite ključne korisnike u toku demonstracije i da ih zamolite da kompletiraju procenu, da bi vam dali mišljenje koliko dobro svaki od ponuđenih proizvoda ispunjava ključne poslovne zahteve, kao i demo scenario. Mišljenje ne treba da bude ograničeno na funkcionalnu procenu, nego i na tehničku, koja uključuje skalabilnost, mogućnost integracije sa drugim sistemima itd. Ovi tehnički faktori mogu, ali ne moraju da imaju istu težinu kao funkcionalni poslovni zahtevi.

Budžet je takođe parameter koji može biti korišćen da se filtriraju ponuđači, pogotovo kad je oskudan. Desiće vam se da vam prodavci pokažu izveštaje koji pokazuju kako su kompanije koje koriste njihov softver X% profitabilnije od onih koji ga ne koriste. Oni pokušavaju da vas ohrabre da povećate vaš budžet i na kraju implementirate njihov softver. Treba da budete obazrivi prema takvim izveštajima, jer ERP je prosto alat, a ne jedini razlog poboljšanja vaših poslovnih performansi.

Kad imate definisane ključne poslovne zahteve i budžet, imaćete i skraćenu listu potencijalnih dobavljača. Sledeće je da odlučite koji softver je najbolji ERP za vaše preduzeće. Verovatno će te biti u situaciji u kojoj imate osećaj da ste već pronašli najbolje rešenje, ali ono prevazilazi vaš budžet. Šta treba da uradite, da izaberete drugi softver koji ima manje funkcionalnosti ili da povećate budžet?

Treba da izračunate ROI pre nego što donesete odluku, jer će vam omogućiti da predvidite koliko daleko možete ići sa prvim ERP-om, ako ga nabavite. Ukoliko je to prihvatljivo za vaše preduzeće, povećajte budžet, ukoliko nije, izaberite drugi ERP sistem.

Kalkulacija troškova

Kalkulacija troškova uključuje razne aspekte sa ciljem da pruži detaljan prikaz TCO (Total Cost of Ownership) uzimajući u obzir inicijalne i dugoročne troškove nabavke, implementacije i održavanja ERP sistema. Sledeće tačke pružaju osnovu za kalkulaciju troškova:

• Licence. Troškovi softverskih licenci se lako određuju prostim sabiranjem ukupne vrednosti softvera koju isporučuje proivođač ERP-a i vrednosti ostalih softverskih licenci potrebnih za rad sistema.

• Troškovi implementacije. Troškovi implementacije koju pruža dobavljač ERP sistema bi trebalo da budu predstavljeni kao ukupni troškovi implementacije, uključujući konsultacije, podešavanja, prilagođavanje softvera, migraciju i/ili konverziju podataka, obuku i inicijalnu podršku.

• Troškovi hardvera. Ovi troškovi pokrivaju troškove nabavke servera, radnih stanica i mrežnih komponenti potrebnih za implementaciju ERP sistema.

• Interne obuke. Troškovi internih obuka predstavljaju troškove preduzeća u smislu smanjene produktivnosti i povećanja prekovremenih radnih sati izazvanih uvođenjem novog sistema.

• Troškovi tranzicije. Troškovi tranzicije predstavljaju tekuće troškove smanjene produktivnosti izazvane tranzicijom radne snage sa starih metoda na revidirane poslovne procese usvojene prilikom implementacije ERP softvera.

• Troškovi konverzije podataka. ERP softver zahteva da razni podaci pudu skupljeni i pripremljeni da bi sistem bio efikasan. Iako je velika količina ovih podataka verovatno lako dostupna, neki podaci nisu dostupni i zahtevaju velike napore od strane preduzeća da bi bili prikupljeni. Troškovi  konverzije podataka predstavljaju troškove sakupljanja, konverzije i formatiranja podataka.

Uspešna implementacija

Čak i da je vaša organizacija izabrala najbolji ERP softvare, ne znači da će implementacija biti uspešna. Implementacija ERP sistema je istovremeno i umetnost i nauka koja je sastavljena od planiranja, implementacije i tekućeg održavanja.

Implementacija ERP softvera je više način života nego konačan projekat, lideri u organizaciji, a naročito top menadžment moraju da identifikuju najbolju implementacionu praksu kako bi uvećali šanse za uspeh. U nastavku ćemo opisati najbolju implementacionu praksu, ali pre nego što nastavimo navešćemo najčešće izazove u implementaciji ERP-a:

• uvek traje duže nego što se očekivalo, čak i kad postoje dobro definisani pravci implementacije,

• košta više nego što se očekivalo, više od 50% implementacija ERP sistema probije budžet,

• poslovni benefiti su mali ukoliko za implementacionog partnera odaberete kompaniju koja je oslonjena na "proizvod", u poređenju sa kompanijom koja svoje poslovanje bazira na “rešenjima” (solution company).

Dakle, možemo reći da je implementacija ERP sistema uspešna ako se završi na vreme, u okviru budžeta i donese nam značajne poslovne benefite. Nije lako dostići ovaj cilj, jer projekat implementacije uključuje veliki broj učesnika, kako spoljnih partnera, tako i zaposlenih i to na više nivoa.

ERP implementacija – najbolja praksa

Da bi bili sigurni da će vaša ERP implementacija biti uspešna, trebalo bi da uzmete u obzir sledeće:

Razumite ciljne benefite od implementacije ERP-a:

• jasno razumite šta želite da postignete sa ERP sistemom,

• dobro definišite svrhu i ciljeve,

• proverite da li potencijalni implementacioni partner razume vaše poslovne zahteve,

• razgovarajte sa akterima i zaposlenima.

Odvojite vreme za planiranje unapred:

• nemojte samo uskočiti u projekat, budite sigurni da stvari radite na “pravi način”,

• odvojite vreme za testiranje novih poslovnih procesa, sigurnosnig uloga, podešavanja i prilagođavanja itd.

Fokusirajte se na poslovne procese i zahteve:

• razumite kako vaše poslovanje funkcioniše,

• definišite ključne poslovne zahteve i dajte im prioritet, ne naglašavajte mogućnosti softvera, ako nisu u skladu sa vašim potrebama.

Fokusirajte se dostizanje dobre ROI:

• poslovni benefiti treba da budu stvarni kao i definisani troškovi implementacije,

• uspostavite sistem merenja ključnih performansi i postavite ciljeve,

• pratite performanse nakon implementacije.

Osigurajte posvećenost menadžmenta u vašoj organizaciji:

• projekat implementacije ERP-a nije IT projekat,

• menadžment mora da prihvati implemetnaciju ERP sistema,

• menadžment treba da ostane aktivno uključen u toku procesa implementacije,

• podrška top menadžmenta će minimizirati konflikte sa stvarnim poslovnim potrebama,

• sa menadžerskim timom uspostavite redovne sastanke na temu pregleda toka implementacije.

Upravljanje projektom:

• odgovornosti u implementaciji ERP softvera treba da dele IT odeljenje i odeljenja u kojima se vrši implementacija,

• interni tim koji učestvuje u implementaciji treba da predstavlja sva polja funkcionalnosti u kojima će softver biti implementiran,

• dajte prednost iskusnim kadrovima,

• svakodnevna zaduženja članova implementacionog tima dodelite drugim zaposlenima u toku trajanja projekta implementacije,

• projekt menadžer treba da posveti puno radno vreme realizaciji projekta implementacije,

• izgradite snažnu kontrolu projekta implementacije,

• pre nego što krenete u "live" korišćenje ERP softvera, napravite simulaciju vašeg poslovanja, ovo zahteva kreiranje test scenarija koji treba da definišu sve uobičajene i nesvakidašnje situacije u vašem poslovanju - u simulaciju obavezno uključite aktere u poslovnim procesima,

• zaposleni treba da prođu obuku kako da funkcionišu kao tim na projektu, pre nego što počne implementacija,

• zaposleni pored obuke za korišćenje softvera, treba da budu edukovani i u smislu primene tehnika iz najbolje prakse, kako bi razumeli posledice svojih akcija,

• kreiranje odvojenog radnog prostora, posvećenog projektu implementacije pomoći će u naporima implementacionog tima,

• kreirajte planove za upravljanje i smanjeje rizika,

• uvedite praksu sastanaka na temu osvrta na tekuće faze implementacije.

Migracija podataka:

• definišite obim migracije podataka, uključujući osnovne i transakcione podakte,

• nikad nije previše rano da se počne sa "čišćenjem" i mapiranjem podataka,

• količina loših podataka na ulazu, jednaka je količini loših podataka na izlazu (GIGO: Garbage In = Garbage Out),

• migrirani podaci bi trebalo da budu ispitani u toku simulacije i testiranja.